Cine se Ocupă de Accesare Fonduri Europene Nerambursabile în Companie

Prin accesare fonduri europene nerambursabile orice companie care dorește să se dezvolte are o oportunitate majoră să inoveze sau să își diversifice activitatea. Totuși, dincolo de entuziasmul pe care îl stârnește ideea unui proiect finanțat din fonduri nerambursabile, apare întrebarea practică: cine, concret, se ocupă de acest proces în companie? Să angajăm un expert accesare fonduri europene nerambursabile? Este suficient?

Răspunsul nu este nici simplu, nici universal valabil. Alegerea depinde de dimensiunea companiei, de experiența echipei cu astfel de proiecte și de resursele interne disponibile. Ceea ce este clar însă, este faptul că accesarea fondurilor europene nu este o sarcină individuală, ci un efort colectiv, ce presupune o bună coordonare între mai multe departamente și, deseori, colaborarea cu consultanți externi.

Ce face un expert accesare fonduri europene nerambursabile?

În funcție de direcțiile strategice de dezvoltare ale companiei, un expert în accesarea fondurilor europene nerambursabile caută și identifică apelurile de finanțare potrivite pentru companie. În momentul în care a identificat un apel de finanțare relevant acesta informează conducerea companiei pentru a putea decide dacă merită ca organizația să intre într-un astfel de demers. Managerul trebuie să analizeze în ce măsură proiectul este aliniat la nevoile și planurile companiei, să se asigure că în companie există suficiente resurse financiare și umane pentru derularea proiectului, să își asume responsabilitatea pe termen lung etc.

Fără o implicare reală a managerului, proiectele riscă să rămână doar pe hârtie sau să fie gestionate superficial. De aceea, chiar dacă partea tehnică este delegată altor persoane, leadership-ul are un rol decisiv în reușită. Dacă nu ai încă informațiile necesare și vrei să-ți organizezi compania, ILIGRA îți propune un serviciu dedicat de analiză strategică pentru accesare fonduri europene nerambursabile.

Rolurile în etapa de pregătire a unei cereri de accesare fonduri europene nerambursabile

Odată luată decizia de a aplica pentru o anumită linie de finanțare, expertul accesare fonduri europene nerambursabile va demara scrierea cererii de finanțare ținând legătura cu toate părțile implicate și anume:

• Conducerea companiei care va fi consultată în momentele cheie ale procesului de scriere a cererii de finanțare și își va da acordul pe forma finală a cererii.
• Partenerii proiectului, dacă va fi cazul, care pot aduce contribuții valoroase la scrierea cererii de finanțare.
• Departamentul financiar contabil care poate contribui la elaborarea bugetului, furnizarea unor informații financiare relevante sau a unor documente obligatorii la depunerea cererii de finanțare.
• Departamentul tehnic sau operațional contribuie cu informațiile esențiale despre activitatea curentă, despre nevoile reale ale companiei și despre modul în care proiectul va aduce valoare adăugată. De aici se extrag datele concrete pentru justificarea proiectului, dar și pentru alinierea corectă a ideii de proiect la cerințele aferente apelului de finanțare.
• Departamentul juridic care poate oferi opinii legate de documente, acorduri și proprietate intelectuală, dacă este cazul. Managementul proprietății intelectuale este esențial pentru implementarea cu succes a proiectelor de colaborare și pentru maximizarea impactului rezultatelor acestora.

Bineînțeles, această enumerare este una teoretică, și, în funcție de structură și organigrama companiei, funcțiile și persoanele implicate pot varia. Ce este ușor de observat este că accesarea fondurilor europene este un proces transversal, care atinge mai multe zone din companie. Fiecare rol implicat are o contribuție specifică, iar coordonarea acestora în procesul de scriere a cererii de finanțare revine, de obicei unui expert accesare fonduri europene nerambursabile sau unui manager.

După finalizarea procesului de scriere a cererii de finanțare expertul se asigură că pachetul de documente este complet și îndeplinește cerințele apelului de finanțare, face verificarea bugetului și a anexelor obligatorii, depune toate documentele în platforma electronică specifică apelului de finanțare și urmărește dacă proiectul a fost selectat.

După ce procesul de scriere a cererii de finanțare este finalizat, expertul verifică pachetul de documente. Se asigură că acestea sunt complete și respectă cerințele apelului. Controlează bugetul și anexele obligatorii după cerințele din ghidul de finanțare. Apoi depune documentele în platforma electronică a finanțatorului. Ulterior, urmărește dacă proiectul a fost selectat.

Care este profilul unui bun expert accesare fonduri europene nerambursabile?

Din cele prezentate mai sus, se vede clar că acest expert are un rol central în companie, fiind sprijinul care ghidează procesul de la idee până la depunerea cererii de finanțare.

Pentru a-și îndeplini cu succes rolul, un expert accesare fonduri europene nerambursabile trebuie să fie un bun strateg, un comunicator eficient și un administrator riguros. În acest rol este necesar să îmbine gândirea analitică cu cea creativă: să înțeleagă nevoile reale ale organizației și să le „traducă” într-un limbaj conform cu cerințele finanțatorului. El trebuie să cunoască programele de finanțare, să dețină competențe de scriere a cererilor de finanțare și elaborarea bugetelor, abilități de analiză și sinteză, experiență de lucru cu platformele electronice de depunere, cunoașterea limbii engleze (sau a altor limbi relevante) pentru înțelegerea documentației europene. O certificare în domeniu poate fi o dovadă de profesionalism, dar nu neapărat. În accesare de fonduri nerambursabile, experiența practică este de obicei cel mai bun indicator.

Când este indicat un consultant extern sau un rol intern?

Responsabilitatea deciziei revine managementului, care trebuie să evalueze:

• existența unor oportunități de finanțare adecvate,
• gradul de pregătire al companiei și
• raportul costuri-beneficii dintre consultanță cu o firmă specializată și angajarea unui expert.

Indiferent de alegere, de reținut este faptul că, accesarea fondurilor europene nerambursabile într-o companie nu este o sarcină individuală și nici nu poate fi externalizată în totalitate. Este un proces complex, care cere decizie strategică, coordonare internă și expertiză externă.

Succesul vine din colaborarea tuturor: conducerea stabilește direcția, expertul accesare fonduri europene nerambursabile sau firma de consultanță asigură coordonarea și scrierea cererii de finanțare, departamentele interne furnizează informațiile și datele esențiale, iar partenerii oferă informații pe aria lor de expertiză.